<
Home / Việc làm 24h / Làm thế nào để tìm kiếm được việc làm hành chính văn phòng nhanh chóng, hiệu quả

Làm thế nào để tìm kiếm được việc làm hành chính văn phòng nhanh chóng, hiệu quả

Đa số mọi người thường nghĩ rằng tìm việc làm nhân viên văn phòng rất đơn giản, ai cũng có thể làm được, vậy nên đây luôn là sự lựa chọn tạm thời của nhiều bạn sinh viên mới ra trường khi chưa tìm được công việc đúng ngành. Vậy tìm việc làm ngành hành chính văn phòng có dễ không, cơ hội việc làm có đa dạng không, chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để làm rõ vấn đề trên:

Tìm hiểu về công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Đối với công việc của nhân viên hành chính văn phòng thường yêu cầu không cao, các bạn thường thấy thông tin tuyển dụng nhân viên văn phòng sẽ ít khi cần kinh nghiệm hoặc có đòi hỏi nhưng khá ít khoảng dưới một năm. Lý do là bởi vì nhân viên văn phòng chỉ cần học, ghi nhớ và làm theo quy trình sẵn có thuộc về nhóm nhân viên thấy - nghe - làm, không cần hoặc ít sử dụng Nơ-tron và không đòi hỏi sự sáng tạo trong công việc.

công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Tuy nhiên, nhân viên hành chính văn phòng lại là người phải bao quát hết tất cả các vấn đề tại nơi làm việc, công việc cụ thể như sau:

- Nghe điện thoại, trực ở quầy tiếp tân

Bạn phải đảm bảo giọng nói luôn ngọt ngào và dễ nghe khi nhấc điện thoại lên, không được để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến cuộc hội thoại. Không những thế, nhân viên tiếp tân còn là một người gác cổng vô hình, bạn chịu trách nhiệm tất cả các cuộc gọi đến, chuyển những cuộc gọi công việc cho người chịu trách nhiệm xử lý, ngăn chặn những cuộc gọi tiếp thị quảng cáo và ghi nhận lại thông tin nếu cần.

- Soạn thảo các văn bản và quản lý con dấu

Công việc này nghe tưởng chừng đơn giản vì mọi người nghĩ soạn thảo văn bản không khó, tuy nhiên vấn đề là soạn thảo loại văn bản nào, cách thức trình bày ra sao, có đúng chuẩn, đúng quy định hay không mới là quan trọng. Bạn soạn thảo một văn bản xong, căn chỉnh cho thật đẹp chưa chắc đã là đúng quy định. 

Sau khi soạn thảo văn bản và trình sếp ký thì công việc của bạn là nhận lại và đóng dấu, về quy cách đóng dấu cũng cần phải cẩn thận theo đúng quy định. Tuy không phải là công việc khó nhưng luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ trong thao tác và cách làm. 

- Quản lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm

Trang thiết bị văn phòng là tất cả những thứ hữu hình và vô hình tại công ty bạn, nhiệm vụ của bạn khi ở vị trí nhân viên hành chính văn phòng là đảm bảo cho những thứ đấy hoạt động và ổn định khi cần. Trang thiết bị văn phòng là sử dụng chung còn văn phòng phẩm lại là nhu cầu dùng riêng nhưng mọi trách nhiệm xử lý đều là ở bạn từ bút, giấy in, kẹp ghim, bìa hồ sơ,...

- Quản lý hồ sơ công văn

Công việc quản lý hồ sơ, theo dõi công văn nghe có vẻ là dễ dàng nhất nhưng khi đụng vào mới biết nó phức tạp vô cùng và việc phân loại, sắp xếp, đánh dấu hồ sơ là cả một nghệ thuật và cần phải có kỹ thuật nhất định. 

Hiện nay các công ty thường ứng dụng 5S trong việc quản lý hồ sơ, các bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn qua các bài viết trên mạng, về cơ bản thì phải đáp ứng được những yêu cầu như: dễ tìm, ai cũng tìm thấy, đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ lâu dài. 

- Có trách nhiệm báo cáo công việc

Nhân viên cần phải có trách nhiệm báo cáo theo thời gian đã định và sếp có quyền được nhận báo cáo đúng thời hạn, một số yêu cầu về báo cáo mà nhân viên hành chính văn phòng cần đảm bảo như: báo cáo đúng người, đúng giờ, đúng và đủ nội dung

Ngoài ra các công việc nằm trong phận sự của nhân viên văn phòng còn là chuẩn bị cho các cuộc họp, chuẩn bị công tác cho nhân viên, quản lý các phương tiện công, tổ chức khám sức khỏe định kỳ,... Đối với các công ty vừa và nhỏ không có nhân viên chuyên trách mảng nhân sự thì nhân viên văn phòng có thể kiêm một phần việc của nhân viên nhân sự bao gồm: chấm giờ, chấm phép, đăng tin tuyển dụng, nhận lọc hồ sơ và sắp xếp phỏng vấn,...

>>> Hiện nay nhiều bạn làm công việc bán hàng online và chọn viettel post làm đơn vị chuyển phát nhưng lại không biết được thời gian nhận tiền cod viettel post thì hãy truy cập vào trang Timviec365.vn để có được câu trả lời chính xác nhất.

những kỹ năng cần thiết của nghề hành chính văn phòng

Những kỹ năng cần thiết giúp cho việc làm hành chính văn phòng thành công

Một doanh nghiệp muốn thành công cần phụ thuộc rất nhiều vào bộ máy hành chính, một người quản lý hành chính khôn ngoan là người hỗ trợ đắc lực đứng đằng sau, là người thúc đẩy và giữ cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Người làm công việc hành chính văn phòng cần phải có khả năng xử lý nhiều chi tiết và tình huống thách thức ngay lập tức, những người làm việc lâu và có trình độ cao trong lĩnh vực này có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn và họ cũng có thể chuyển hướng sang các công việc khác trong tổ chức hoặc ngành của họ, để có thể thành công, nhân viên hành chính văn phòng cần có những kỹ năng nhất định sau đây:

Kỹ năng công nghệ

Việc làm hành chính gắn liền với các chương trình phần mềm văn phòng, bao gồm bảng tính, cơ sở dữ liệu, xử lý văn bản thậm chí là cả phần mềm trình bày đồ hoạ. Kỹ năng gửi email, sử dụng Web để nghiên cứu, tìm kiếm và sử dụng cho công việc hàng ngày rất cần thiết. Bên cạnh đó, việc soạn thảo và định dạng văn bản, làm báo cáo hoặc các loại văn bản hành chính khác là những việc cần thực hiện thuần thục và nhanh chóng.

Kỹ năng giao tiếp

Trong một văn phòng bận rộn, nhân viên hành chính cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Họ cần giao tiếp thân thiện để tương tác với các nhân viên khác, thường xuyên trao đổi thông tin về hoạt động văn phòng. Điều này giúp họ nắm được hoạt động của các bộ phận và xây dựng mối quan hệ tốt trong công ty.

Khả năng tổ chức

Là một nhân viên đa nhiệm, người làm công việc hành chính văn phòng cần phải biết làm cách nào để quản lý một hệ thống hồ sơ, theo dõi thư tín gửi đến và đi cũng như điều phối dòng chảy của giấy tờ quanh văn phòng. Để làm được điều này nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng tổ chức, sắp xếp một cách logic và khoa học.

Kỹ năng viết

Kỹ năng viết tốt sẽ cải thiện chất lượng thư từ, email và biên bản ghi nhớ và cho phép hỗ trợ tích cực Ban Giám Đốc trong  kiểm tra và soạn thảo các văn bản quan trọng.

kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng quản lý thời gian

Việc làm hành chính đòi hỏi khả năng quản lý thời gian của chính nhân viên hành chính và thời gian biểu của lãnh đạo tốt. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch điện tử trong chương trình email để thiết lập các cuộc họp cho lãnh đạo của mình, để yêu cầu người khác tham dự và phối hợp các phản ứng của họ.

Kỹ năng giám sát kỹ thuật

Môi trường hành chính văn phòng có nhiều loại trang thiết bị và tài sản sử dụng hoặc quản lý. Bạn cần nắm rõ thông tin, danh sách, số lượng để đặt hàng văn phòng phẩm hoặc báo sửa chữa thiết bị hoặc mua mới để giữ cho văn phòng được trang bị và cung cấp đầy đủ cho nhân viên.

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý chắc chắn phải có vì nhân viên hành chính phải chỉ đạo hành động của người khác và đề nghị sửa chữa để đạt được hiệu quả tốt hơn. Một văn phòng điều hành bận rộn, cần có một trợ lý quản lý tất cả nhân viên văn thư và xử lý các yêu cầu từ các nhân viên khác, chẳng hạn như yêu cầu về thời gian.

Kỹ năng giải quyết Vấn đề

kỹ năng giải quyết vấn đề

Những tình huống bất ngờ như làm thế nào để thay đổi lịch trình làm việc của Sếp, thay đổi kế hoạch hoạt động của các bộ phận một cách hiệu quả nhất? Hay khắc phục sự xung đột giữa nhân viên trong văn phòng thế nào, làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện theo yêu cầu ra sao? Hóa đơn được thanh toán và hoàn phí hoặc trao đổi được xử lý như thế nào cho đúng? Đây là kỹ năng mà người thực hiện việc làm hành chính cần rút kinh nghiệm và tích lũy dần trong thời gian gắn bó với công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch

Đây là kỹ năng hiển nhiên cần có, nhân viên hành chính sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để tạo ra các thủ tục hành chính đảm bảo công ty có đủ các nguồn lực theo nhu cầu để hoàn thành công việc đúng hạn.

Cơ hội việc làm cho nhân viên hành chính văn phòng hiện nay

Hành chính văn phòng không phải là vị trí mang tính chất thời vụ, lên xuống theo nhu cầu thị trường mà là ngành cần thiết và cần phải có ở bất cứ một công ty, doanh nghiệp nào. Ngành hành chính văn phòng không thực sự có mức lương cao như một số ngành khác nhưng nó lại đảm bảo được sự ổn định, bền vững. Bạn có thể tham khảo tin tuyển dụng nhân viên nhân sự hay bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh để tìm kiếm cho mình một việc làm văn phòng mới nhất.

Người làm nghề hành chính văn phòng là người ưa cuộc sống an nhàn, không muốn thay đổi nhiều, môi trường làm việc ít áp lực là đặc trưng của ngành này. Vì vậy, nếu bạn mong muốn một cuộc sống như vậy thì công việc này hoàn toàn phù hợp với bạn.
Mặc dù không quá nhiều việc làm, cũng không đủ độ “hot” để thu hút tuyển dụng nhân lực như các ngành nghề khác, song hành chính vẫn là ngành có đủ “đất” cho bạn “dụng võ”. Bạn vẫn có nhiều cơ hội thăng tiến lên các vị trí cấp cao, thậm chí làm lãnh đạo từ một nhân viên hành chính.

cơ hội việc làm hành chính văn phòng

Với xu hướng hiện tại, ngành hành chính thu hút giới nữ nhiều hơn. Nam giới làm việc trong ngành này thường hoặc không có sự lựa chọn, hoặc là tham vọng lớn. Họ hoàn toàn có thể thực hiện được tham vọng ấy nhờ vào tài năng thực sự của họ. Một số nhân viên hành chính có óc lãnh đạo thường không bao giờ chỉ là những nhân viên của thủ tục.

Nữ giới là nhân sự sẽ phù hợp với đặc thù của ngành này bởi phụ nữ thường có xu hướng ổn định cuộc sống gia đình, ít cơ cơ hội hoặc sẵn sàng tham gia, dành thời gian tối đa cho công việc. Tuy nhiên, ngày nay xã hội cũng đã cởi mở rất nhiều và có nhiều phụ nữ đã đi lên từ các công việc này để trở thành những lãnh đạo giỏi của công ty, doanh nghiệp.
Vậy, công việc nào cũng sẽ có cơ hội để bạn có thể phát triển, quan trọng là bạn nắm cơ hội đó thế nào và có sẵn sàng với nó hay không.

Với những thông tin hữu ích được chia sẻ trên đây hy vọng rằng những ai đang có ý định tìm việc làm hành chính văn phòng có thể cân nhắc lựa chọn và quyết định xem có nên hay không, công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự tỉ mỉ và chăm chú theo dõi. Chúc các bạn sớm tìm được công việc ưng ý và thành công trong cuộc sống!